A kommunikáció nagyon fontos két fél között, ezzel bizonyára mindenki tisztában van. Azonban sokan elkövetnek hibát. Mindkét félnél tapasztaltam több esetben, hogy bizony félreértéseket, problémákat és sajnos konfliktusokat is okoz, ha nem megfelelő módon és csatornán kommunikálnak.
Miért lehet gond a rossz mód?
A legrosszabb mód, ha a memóriánkra bízzuk. Minden szentnek maga felé hajlik a keze, ahogy a közmondás tartja. Ez igaz minden ember memóriájára is, (igaz nem minden esetben, de elő fog fordulni) akár bevalljuk magunknak, akár nem. Egy telefonos beszélgetés ha nem kerül 1 órán belül összefoglalásra, akkor az csak napokkal később fog újra előkerülni, addigra pedig rengeteg másik információt kell befogadnunk, rögzítenünk és keveredés lesz a vége. A törvény előtt is csak akkor bizonyítható az információ, ha az a másik (forrás) személy által írásban lett rögzítve. Ha valaki csak szóban mond valamit, arra nem fogunk tudni hivatkozni, nem számít bizonyító erejűnek. A hangfelvétel rögzítés pedig külön téma és elég macerás, így azt itt nem feszegetnénk és nem is ajánlanánk.
Mindig valamilyen rögzített, írott formában kommunikáljunk. Ügyféllel vagy fejlesztővel történő kommunikáció esetén felejtsük el a telefont! A szó elszáll, az írás marad.
Mikor vegyük kötelezőnek?
- Hibalista átküldésénél, hiba jelzésnél (Itt lehet e-mail vagy ticket/bejelntő rendszer.)
- Megerősítendő, eldöntendő kérdésénél (pl. Tényleg szeretné, hogy a hírlevelet kivegyük?)
- Bármi nemű ígéretnél (pl. Meg lesz 2 napon belül és működni fog.)
- Árajánlatnál (pl. „A teljes projekt meg lesz 350.000 Ft -ból.” – Mik lesznek meg, részletezve és akkor biztosan ezen költséghatáron belül.)
Mikor nem szükséges az írott forma?
- Egy gyors, apró hibajelzésnél (ami kevésbé fontos)
- Valóban gyors reagálási igénynél (gyors telefon, de utána e-mail összegzés erősen ajánlott)
- Olyan, már régóta működő együttműködésnél, ahol a két fél már alaposan ismeri egymást
Mi a megoldás?
Mindig rögzítsük írott formában az információkat. Ez többfelől is meg fogja érni. Egyfelől egy telefonos egyeztetést követően mind a két fél örül, ha biztosan tudja, hogy egy e-mail formájában visszakereshető az információ. A fontosabb kérdésekben kérhetünk írásos megerősítést. Telefonon azt mondta, hogy … aztán ezt bizonyítani is tudni kell. Ahogy a fejlesztő által tett ígéreteket is ugyan így. Ez mindkét fél igénye és mindkét számára elősegíti, hogy a megbeszéltek (és leírtak) úgy és akkor történjenek, ahogy arról a felek megállapodtak.
Természetesen az e-mail mellett bármi olyan megoldás is használható bátran, ami írott, mindkét fél számára visszanézhető és a változások is láthatóak mindkét fél részéről. Pédául egy Google Drive dokumentum. Offline / Office Word fájlt ne használjunk, mivel az módosítható és manipulálható, csak és kizárólag online, felhő/cloud alapú dokumentumot, ha az e-mail nem lenne megfelelő számunkra.
